10 trucos para Excel para aprovecharlo al máximo (II)

Esta es la secuela de los 10 trucos para Excel que presenté anteriormente.

Contenido

1. Generar número al azar en un rango dado
2. Ver las fórmulas en la hoja de cálculo
3. Fijar la cabecera de una tabla
4. Cambiar la orientación del texto
5. Formato condicional
6. Seleccionar todo
7. Repetir el contenido de la celda superior
8. Fijar una celda en una fórmula
9. Navegar rápidamente entre hojas
10. Ir rápidamente a los extremos de una tabla

1. Generar número al azar en un rango dado

En ocasiones, es necesario generar datos al azar entre ciertos números. Hacer esto es muy fácil en Excel. Simplemente pegue esta fórmula: =ALEATORIO.ENTRE(30;100) en una celda, donde 30 y 100 son los límites entre los cuales se generarán números. Si desea más celdas con números, simplemente elija la celda con la fórmula y haga clic en la esquina inferior derecha de la celda. Luego, arrastre:

2. Ver las fórmulas en la hoja de cálculo

Puede que tenga una hoja llena de número que no dicen mucho. Una manera de arreglar esto es viendo las fórmulas en la hoja en lugar de los número. Para hacer esto, simplemente presiona CTRL + [ y las fórmulas se mostrarán en la hoja de cálculo en lugar de los números que generan.

3. Fijar la cabecera de una tabla

Si es que tiene una tabla muy grande, es molesto tener que volver una y otra vez al principio para ver los nombres de las cabeceras de una tabla. Hay una solución muy práctica a esto. Simplemente abra la pestaña Vista > Inmovilizar > Inmovilizar fila superior.



Una vez elegida esa opción, si usted se desplaza hacia abajo para ver los datos, notará que la cabecera permanece fija, permitiéndole ver a qué columna pertenecen los datos:

4. Cambiar la orientación del texto

Para ciertas hojas es útil poder modificar la orientación del texto, especialmente con motivos estéticos. Para lograr esto, elija cualquier celda con texto, luego haga clic derecho > Formato de celdas… > Alineación. Una vez ahí, puede modificar la orientación del texto. Yo la modifiqué a 45 grados.



Después de hacer clic en Aceptar, el resultado se ve como sigue:

5. Formato condicional

El formato condicional modifica el comportamiento de una celda en base a las condiciones que nosotros le demos. Digamos que tenemos una serie de edades. Las edades por encima de los 65 años deberían tener un color rojo automáticamente. Para lograr esto, seleccione las celdas que tendrán el formato condicional. Luego, abra la pestaña Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que…



Ahora ingresa un valor. Todos los números mayores que ese valor serán remarcados en rojo. Dado que yo quiero que se remarquen todos los números mayores que 65 (incluyendo el 65), pondré un valor de 64:



Haga clic en Aceptar y verá los números mayores que 64 remarcados en rojo:

6. Seleccionar todo

Este es un atajo fácil. Sólo presione CTRL + E en la versión en español y CTRL + A en la versión en inglés.

7. Repetir el contenido de la celda superior

Para esto, simplemente presiona CTRL + ‘. El contenido de la celda superior se copiará, ahorrándole tiempo y esfuerzo.

8. Fijar una celda en una fórmula

Supongamos que necesitamos convertir Bolivianos a Dólares. Tenemos la siguiente tabla con los valores en Dólares y el tipo de cambio:



Todos los valores de la columna Bolivianos tiene que dividirse entre el mismo valor, así que, construimos la fórmula:



Ahora, dentro de la fórmula seleccione la celda que quiere fijar, en este caso B2. Una vez seleccionada, presione F4 y verá que se añaden signos de dólar a la celda ($B$2)



Ahora presione Enter y ya puede arrastrar la fórmula, la cual mantendrá B2 fijo:

9. Navegar rápidamente entre hojas

Cuando las empresas usan Excel para algo, generalmente se van añadiendo hojas hasta que es difícil desplazarse entre ellas. Este truco le ayudaré en esa tarea. Solamente presione CTRL + Av Pag para avanzar en las hojas, y CTRL + Re Pag para retroceder.

10. Ir rápidamente a los extremos de una tabla

Si tiene una tabla grande, es posible que haya tenido que desplazarse manualmente hasta el final de esta, y lo mismo para volver al principio. Sin embargo, hay una manera fácil de hacer esto. Mantenga presionado CTRL y desplácese con las flechas del teclado. Irá directamente a los extremos de la tabla.

Referencias

10 Microsoft Excel 2016 Tips Every User Should Know
7 Excel Tricks to Make You a Power User
222 Excel keyboard shortcuts for PC and Mac

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10 funcionalidades de Excel que seguramente no conocías

Excel es uno de los programas de ofimática más usados en el mundo. Y con razón: Todos conocemos la flexibilidad de Excel, además que muchos de nosotros comenzamos a tener una idea vaga de la programación jugando con las fórmulas en las celdas de Excel.

De todas maneras, la productividad al trabajar con Excel disminuye a medida que perdemos tiempo en actividades nimias como ajustar manualmente el ancho de las columnas, o volver todo el tiempo el principio de una hoja muy grande sólo para ver las cabeceras de las columnas. Así que, sin más preámbulos, vamos a ver 10 trucos para aumentar nuestra productividad en Excel 2016.

Contenido

Ajustar el ancho de una columna con 2 clics

Ajustar el alto de una fila con 2 clics

Ajustar el tamaño de todas las filas/columnas al mismo tiempo

Validación de datos en celdas

Crear una serie numerada arrastrando el puntero

Añadir una nueva hoja en un libro

Cambiar un texto cursiva

Convertir filas en columnas

Concatenar textos de forma fácil

Ingresar número que comienzan con ceros

1. Ajustar el ancho de una columna con 2 clics

Cuando la cabecera de una columna es una palabra corta, como “nombre”, el contenido puede ser más largo, así que queda escondido. Para evitar esto, es bueno ajustar el ancho de la columna al tamaño de la celda más ancha de la columna. Esto puede ser problemático cuando se tiene que buscar entre una lista larga, y luego ajustar manualmente. Al final del día, se suma al montón de tiempo desperdiciado. Para evitar esto, haga doble clic en el borde derecho de la columna que quiere ajustar. Así, esta se ajustará a la celda más ancha de la lista.

2. Ajustar el alto de una fila con 2 clics

Similar al anterior, pero esto funciona haciendo doble clic en el borde inferior de la fila.

3. Ajustar el tamaño de todas las filas/columnas al mismo tiempo

Para esto, simplemente haga clic en el triángulo entre las celdas A y 1. Todas las celdas del documento serán elegidas:



Luego, haga clic en el borde derecho de cualquier columna y modifique el ancho arrastrando el ratón. Ese mismo tamaño será asignado a todas las columnas. Esto funciona de la misma manera con las filas.

4. Validación de datos en celdas

A veces, es necesario restringir la entrada de datos entre ciertos rangos. Por ejemplo, digamos que necesitamos hacer un formulario en el que el usuario tiene que elegir una opción de pago entre 100 y 500 Bs. Mensuales por el pago de un micro seguro contra robos para su celular. Si es que el usuario elige un número fuera de ese rango, un mensaje de error se mostrará. Para hacer esto, abra la pestaña Datos > Validación de datos. En ‘Permitir’, seleccione ‘Número entero’, en ‘Datos’ elija ‘entre’. Luego ingrese 100 como límite mínimo y 500 como límite máximo. Luego, haga clic en Aceptar.



Cuando el usuario ingrese un número fuera de ese rango, verá un mensaje de error:

5. Crear una serie numerada arrastrando el puntero

Esta es fácil, pero muy útil. Escriba los dos primeros números de una serie, por ejemplo, 1 y 2. Luego, seleccione las celdas de ambos números y haga clic en la esquina inferior derecha. Luego arrastre y la serie será creada.

6. Añadir una nueva hoja en un libro

Para añadir una nueva hoja en su libro rápidamente, presione y mantenga SHIFT y, sin soltar esa tecla, presione F11. Una nueva hoja se añadirá en el lugar de la primera.

7. Cambiar un texto cursiva

Para esto, simplemente selecciona un texto y presione CTRL + K. Por muchas razones, es posible que tenga la versión en inglés de Office. En ese caso, la combinación de teclas es CTRL + I.

8. Convertir filas en columnas

Esta situación se presenta más a menudo de lo que parece. A veces es necesario transformar las filas en columnas, con los mismos datos. Por ejemplo, tenemos la siguiente tabla:



Para volcar esta tabla, haremos lo siguiente: seleccione toda la tabla, clic derecho en la selección > Copiar. Luego, haga clic derecho en alguna celda vacía y seleccione la opción Transponer en Opciones de pegado (el cuarto ícono de izquierda a derecha):



El resultado se verá como sigue:

9. Concatenar textos de forma fácil

Para concatenar texto, simplemente elija una celda libre y escriba el signo ‘=’. Luego, vaya eligiendo las celdas que desea concatenar y escriba ‘&’ entre ellas.

10. Ingresar número que comienzan con ceros

Puede haber algunos casos en los que se necesita ingresar números con ceros por delante. Por ejemplo, si el ID de cierto producto necesita ceros para cumplir con algún requerimiento de formalidad, cuando uno ingrese el ID 0001, Excel lo transformará a 1.



Para evitar esto, añada una comilla simple antes de ingresar el número:




No se olvide de revisar la siguiente entrega de trucos de Excel. ¡Espero que sean útiles para todos!

Referencias

Métodos abreviados de teclado para Excel 2016
Excel 2016: Basics
Excel Training

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